أخبار عاجلة
العرض الدعائي الأول للعبة الرعب Bendy and the Dark Revival -
Platinum Games: لعبة Astral Chain هي بداية ثلاثية جديدة! -
Microsoft: لم ننسى عنوان Age of Mythology! -
هدية ثمنية وصلتني مافي منها الا 30 نسخة فقط! -

5 أمور مهمة يجب مراعاتها عند تأسيس فريق عمل افتراضي

5 أمور مهمة يجب مراعاتها عند تأسيس فريق عمل افتراضي
5 أمور مهمة يجب مراعاتها عند تأسيس فريق عمل افتراضي

لم يعد خافيًا على أحد تلك الشعبية الكبيرة التي نالها أسلوب العمل عن بُعد، ومن المتوقع أن يزيد الاعتماد على فرق العمل الافتراضية في الشركات خلال الفترة المقبلة، نظرًا لأن تعيين فريق عمل افتراضي سيوفر للشركة عدة ميزات هامة، منها: توفير النفقات، وتعزيز قدرتها على المنافسة.

لقد غيرت الأدوات التقنية الجديدة طريقة أداء المهام في الشركات، حيث سهلت تلك الأدوات التواصل والتعاون بين أعضاء فرق العمل، وأصبح بإمكان أي فريق عمل افتراضي أن يقوم بتنفيذ المهام بكفاءة، كما لو كان موجودًا بمقر الشركة ويعمل بالطريقة التقليدية، بل وصل الأمر إلى قدرة فرق العمل الافتراضية على تحقيق نتائج أفضل في بعض الحالات.

ولأهمية اختيار أعضاء أي فريق عمل افتراضي جديد، سنقوم فيما يلي باستعراض 5 أمور مهمة يجب مراعاتها عند تأسيس الفريق:

1- اختيار موظفين لديهم القدرة على العمل باستقلالية:

عندما تبدأ في اختيار موظف جديد ليعمل ضمن فريق عمل افتراضي، يجب عليك أن تجري له اختبارًا عمليًا للتأكد من قدرته على إنجاز مهام العمل عن بعد بالسرعة والكفاءة المطلوبة، كما يجب عليك أيضًا التأكد من قدرته على العمل باستقلالية، لضمان تحمله للمسؤولية وقدرته على تجاوز أي صعوبات قد تواجهه.

يمكنك أيضًا استخدام أدوات ذكية لتحليل مدى استقلالية الموظف المرشح للعمل ضمن فريق عمل افتراضي، فعلى سبيل المثال هناك اختبار إلكتروني يقدمه موقع Psychology Today، وهو اختبار يضم 102 سؤالًا، ويمكن للمرشح اجتيازه في زمن قدره 15 دقيقة فقط، ومن خلال نتائج هذا الاختبار يمكنك التعرف على مدى استقلالية المرشح المتقدم لشغل الوظيفة، وكذلك قوة مهارات التواصل لديه، وقدرته على التحفيز الذاتي.

2- تحديد لغة ووسيلة التواصل، وإدارة اختلاف المناطق الزمنية:

يتيح لك التطور التكنولوجي الآن إمكانية الوصول إلى موظفين محترفين من جميع أنحاء العالم بسهولة، وتعيينهم للعمل ضمن فريق عمل افتراضي يدار بالكامل عن بُعد، وقد يتسبب اختلاف اللغة بين أعضاء الفريق في حدوث سوء فهم، أو أخطاء أثناء العمل، وكذلك قد تتسبب اختلافات المناطق الزمنية بين الدول التي ينتمون إليها في صعوبة التواصل باستمرار.

لمعالجة هذه الأمور، إحرص في البداية على تحديد اللغة المستخدمة في التواصل، ولتكن اللغة الأكثر شيوعًا للاستخدام بين أعضاء الفريق، وكذلك يفضل تحديد تطبيق خاص للتواصل بين أعضاء الفريق، مع تحديد مواعيد ثابتة للعمل لكل عضو بحيث يكون باقي الأعضاء على علم بذلك.

3- استخدام أدوات إنتاجية تناسب فريق عمل افتراضي:

من المعلوم أن أعضاء أي فريق عمل افتراضي يعملون بمعزل عن بعضهم البعض، وفي كثير من الأحيان يكون أعضاء الفريق من دول مختلفة، لذلك يبدو سير العمل كأنه عبارة عن مجموعة من المهام العشوائية التي تُنجز من حين لآخر، مما يجعل أعضاء الفريق منفصلين عن الصورة الأكبر لأهداف المؤسسة.

هناك الكثير من التطبيقات المتخصصة في إدارة المشاريع، والتي تصلح لإدارة فرق العمل الافتراضية، حيث تحتوى على العديد من الميزات التي تساعد المديرين في تحديد الأهداف الكبرى والمهام التي يجب تنفيذها لتحقيق هذه الأهداف، وذلك بشكل مرئي لجميع أفراد فريق العمل الافتراضي على مختلف أنواع الأجهزة، سواء الحواسيب المكتبية، أو الحواسيب اللوحية، أو الهواتف الذكية، ويمكن لمدير الفريق متابعة سير تنفيذ المهام المحددة لجميع الأعضاء، ومعرفة مدى تقدمهم في أي وقت.

تطبيق مثل: Slack يعمل على تسهيل التواصل بين أعضاء فريق العمل، وتطبيقات مثل: Asana، و Trello توفر إمكانية إدارة جميع مهام العمل عن بعد بسهولة ويسر، وتساعد فرق العمل الافتراضية على زيادة الإنتاجية.

احرص على اختيار الأدوات المناسبة قبل تعيين أفراد فريق العمل، وتأكد من إتقانهم  للعمل بهذه الأدوات، لتجنب حدوث أي مشاكل في التواصل بينهم، أو ضعف في مستوى الإنتاجية بسبب عدم ترتيب المهام.

4- اتخاذ التدابير اللازمة لتأمين بيانات العمل باستمرار:

على العكس من فرق العمل التقليدية التي تكون جميع أجهزة الكمبيوتر التي يستخدمونها موجودة في مقر الشركة، ويكون هناك قسم IT مختص بتأمين وصيانة هذه الأجهزة، فإن أعضاء فرق العمل الافتراضية لايعملون بمقر الشركة، وغالبًا يستخدمون أجهزتهم الشخصية لإنجاز مهام العمل، وهنا يبرز تحدي تأمين بيانات العمل.

يتكون أي فريق عمل افتراضي غالبًا من أعضاء يقيمون في مناطق متباعدة جغرافيًا، و لديهم تفضيلات مختلفة فيما يتعلق بأماكن ممارسة العمل، حيث يعمل بعضهم متنقلًا، وبعضهم يعمل في المنزل، والبعض الآخر يعمل في أماكن عامة كالمقاهي، والنوادي، أو مساحات العمل المشتركة، أو غيرها، وبالطبع يستخدمون شبكات واي فاي عامة، وبعضها يكون غير مؤمن جيدًا، مما يجعلهم أكثر عرضة للاختراق.

لذلك يفضل أن يقوم أعضاء فرق العمل الافتراضية باستخدام خدمات VPN  لضمان تشفير اتصالهم بالإنترنت، وبالتالي حماية أجهزتهم من الاختراق، كما يُفضل إجراء نسخ احتياطي دوري للبيانات الهامة، وحفظها على إحدى خدمات التخزين السحابي.

5- توضيح معايير، وخطوات التطور الوظيفي:

أفاد تقرير صادر من مؤسسة غالوب حول أسلوب الحياة والعمل لجيل الألفية، أن 87% منهم يرى أن التطور الوظيفي يشكل لهم أهمية كبيرة، لذلك يجب عليك دعم أعضاء فريق العمل الافتراضي لديك بمصادر تعلم مفيدة، لمساعدتهم على تطوير أنفسهم واكتساب مهارات جديدة.

يجب عليك أيضًا تشجيع الموظفين الذين يعملون عن بعد، ومنحهم المكافآت المناسبة عند تحقيقهم لأي إنجاز، أو تحسين ملحوظ في عملهم بعد اكتسابهم لأي مهارات جديدة، كما يجب إتاحة الفرصة لهم بحيث يمكنهم الترقي داخل المؤسسة، وذلك وفقًا لمعايير وشروط محددة تضمن تأهلهم لذلك.



5 أمور مهمة يجب مراعاتها عند تأسيس فريق عمل افتراضي

اشترك فى النشرة البريدية لتحصل على اهم الاخبار بمجرد نشرها

تابعنا على مواقع التواصل الاجتماعى

افضل شركة هواتف ذكية ?

الإستفتاءات السابقة